Kommentare zu: Emails in der internen Kommunikation

Von: Michael Gattereder

Michael Gattereder — Wed, 11 Jul 2007 13:54:37 +0000

Um den Mail Verkehr zu reduzieren müssen die neuen Tools (Wiki, Xing, Skype) jedoch gelernt werden – ich glaube hier gibt es eine Parallele zum Fax, das durch Mail fast verschwindet.

Aus meinen Alltag weiß ich, das mehr und mehr Leute den direkten Telefonkontakt scheuen und viel Zeit verwenden, um richtige Formulierungen zu treffen. Ich bin für mehr Telefonieren aber wichtig wäre es diese informellen Infos zu protokolliern (Wiki) oder werden in Zukunft die Telefonate als Dateien gespeichert, beschlagwortet und archiviert – wundern würde es mich nicht.

Momentan bin ich verwundert wie die Blackberrys zunehmen. In vielen Meetings kommen diese Dinger (auch wenn sie auf lautlos gestellt sind) nicht mehr zu Ruhe und in Folge auch nicht der Besitzer. Ein wenig “Entschleunigung” wäre hier angesagt…

Von: Markus Pirchner

Markus Pirchner — Wed, 11 Jul 2007 08:34:36 +0000

Danke für die Präzisierung. In solchen Fällen von iterativen Call-Response-Prozessen ist das Telefon vermutlich nach wie vor das geeignetste Instrument.

Von: Olaf Nitz

Olaf Nitz — Tue, 10 Jul 2007 19:58:54 +0000

@Markus: Zum Thema Telefon: wenn abzusehen ist, dass Emails oft hin und her geschickt werden müssen und es viele Nachfragen geben wird, kann es besser sein, dies persönlich am Telefon zu klären. Dies ermöglicht einen direkteren Austausch als per Email.

@Frank: gegen das Versenden von Dokumenten im Unternehmen, wenn es einen File-Server gibt, sollte es definitiv eine Policy geben.

Von: Frank Hamm

Frank Hamm — Tue, 10 Jul 2007 09:15:27 +0000

Eine radikale Möglichkeit

- die Anzahl der Emails zu verringern
- geeignetere “Kommunikationsmittel” zu pushen
- Inhalte permanent und zentral / teamorientiert abzulegen

könnte sein: Bei internen Emails das Anhängen von Dokumenten deaktivieren…

Von: Markus Pirchner

Markus Pirchner — Tue, 10 Jul 2007 07:56:54 +0000

Tritt man ein, zwei Schritte “zurück”, um das Thema aus einer etwas größeren Distanz zu betrachten, verdichtet es sich dergestalt, dass wir im Umgang mit den diversen Kommunikationsformen und -instrumenten mehr oder weniger illiterat sind. So greifen wir – weitgehend gedankenlos, d.h. ohne Rücksicht auf die intendierte Funktion und den/die Rezipienten – einfach zum nächstgelegenen bzw. nächstliegenden Tool, und das ist in vielen Fällen E-Mail.
Man möchte meinen, dass wir nach rund 3 Jahrzehnten E-Mail damit richtig umgehen könnten: Irrtum, aber dasselbe trifft genauso auf das Telefon zu. Auch da werden oft wichtige Informationen weiter gegeben, die eigentlich dokumentiert gehörten, ohne dass ein für beide (alle) Seiten verfügbares Protokoll generiert würde. (Insofern verstehe ich dein “Telefon-Argument” nicht, geht es bei E-Mail etc. nicht ebenso um Austausch von Informationen?)
Es geht meiner Meinung nicht darum, die Anzahl der E-Mails zu reduzieren, sondern darum, die Effizienz des jeweils gewählten Kommunikationsmittels für die Erreichung des angestrebten Zieles zu bewerten, BEVOR es eingesetzt wird. Nicht weniger ist das Ziel, sondern besser.