Buchbeitrag: Tipps zu Emails & Produktivität

Instrumente und Techniken der internen KommunkationEnde letzten Jahres ist das Fachbuch „Instrumente und Techniken der internen Kommunikation: Trends, Nutzen und Wirklichkeit“ herausgekommen, für das ich den Beitrag „Emails in der internen Kommunikation“ beigesteuert habe (Verlags-Website zum Buch). Ich habe mich vor allem auf die Ebene des Mitarbeiters fokussiert – also was der Mitarbeiter selbst tun kann, um die Produktivität im Umgang mit Emails zu steigern. Hier als Auszug ein paar Tipps:

Nicht alles gleichzeitig!
Kommunikation ist für Wissensarbeiter eine wichtige Aufgabe, aber für die meisten nicht alleinige Aufgabe. Daher ist es wichtig, der Email-Kommunikation auch zeitliche Grenzen zu geben und Zeitfenster für die Bearbeitung von Emails zu definieren. Unter Multitasking werden akustische bzw. optische Email-Benachrichtigungen verstanden, doch lenken diese Hinweise zumeist von der eigentlichen Arbeit ab.

Emails lesen, wenn sie auch bearbeitet werden können.
Ich bin ein großer Getting-Things-Done-Anhänger und wende diese Tipps auch auf Emails an:

  • Emails nur dann lesen, wenn ich zumindest auch Zeit für die Beantwortung der wichtigsten Emails habe.
  • Emails, deren Bearbeitung weniger als zwei Minuten in Anspruch nimmt: gleich beantworten.
  • Emails nach Möglichkeit nur einmal öffnen – jedes weitere Lesen kostet erneut Zeit.

Erwartungen klar kommunizieren.
Es hat sich die Abkürzung FYI (For your information) in Emails durchgesetzt, um zu signalisieren, dass keine Aktion vom Empfänger nötig ist. Bei der Masse an Emails, die viele Mitarbeiter in Unternehmen täglich erhalten, ist es wichtig, auf einen Blick zu sehen, was sie als Reaktion auf die Email tun sollen. Daher sollte gleich am Anfang einer Email klar kommuniziert werden, was erwartet wird.

Auch die Reaktionszeit sollte kommuniziert werden, wenn nicht gleich geantwortet werden kann. Dies können Auto-Responder erledigen. Tim Ferris empfiehlt sogar, Emails nur zwei Mal am Tag abzurufen und einen Auto-Responder einzurichten, worin darauf hingewiesen und für dringende Fälle eine Telefonnummer angegeben wird.

Ein bisschen Ordnung & Struktur muss sein.
Um den Überblick über gelesene, ungelesene bzw. bearbeitete und unbearbeitete Emails nicht zu verlieren, bietet es sich an, Ordner anzulegen und nicht hunderte von Emails im Posteingang zu sammeln. Jedes erneute Scannen der Emails kostet Zeit. Sollten Emails nicht innerhalb von zwei Minuten zu bearbeiten sein, können sie in einem speziellen Ordner abgelegt werden und bearbeitet werden, wenn Zeit dafür ist.

Es empfiehlt sich auch, längere Emails zur besseren Lesbarkeit mit Zwischenüberschriften und ggf. Aufzählungszeichen zu strukturieren – der Empfänger wird dafür dankbar sein.

Nicht immer „reply to all“!
Ein Muliplikator für Emails ist der „Allen Antworten“-Button. Kleine Rechnung: ich sende eine Email an fünf Kollegen, worauf drei Kollegen an alle antworten und jedes Lesen der Emails ca. fünf Minuten beansprucht, sind insgesamt ca. zwei Stunden Arbeitszeit durch einen Email-Dialog verbraucht. Also: diesen Button bedacht und sparsam einsetzen.

Emails in der internen Kommunikation

Im heutigen Arbeitsalltag ist Email eines der wichtigsten Kommunikations-Instrumente. Doch Emails fressen auch sehr viel Zeit, denn die ankommenden Mails müssen erst einmal gefiltert werden, ob sie eine Aktion erfordern, nur zur Info sind, einen gar nicht betreffen oder schlicht Spam sind. Da geht es mir wie 20% der Deutschen: ich fühle mich von der eigentlichen Arbeit abgelenkt. Vor allem in der Kommunikation mit Kollegen kann jedoch die Anzahl der Emails reduziert werden. Anne Fisher hat in ihrem Artikel „10 ways to get a grip on your e-mail“ ein paar Tipps zusammengeschrieben:

  • Weniger Emails versenden.
  • Keine Boomerang-Mails versenden.
  • Nicht aus übertriebener Höflichkeit auf jede Mail eine Antwort senden.
  • Termine für synchrone Unterhaltungen planen.
  • Die Absicht des Emails bereits im Betreff definieren.
  • Emails gut und übersichtlich strukturieren.
  • Nicht jede Mail aufheben.
  • Mails in klar definierten Ordnern archivieren.
  • Mit gutem Beispiel voran gehen.

Um die Anzahl der Emails zu reduzieren, gibt es auch verschiedene Alternativen: In vielen Fällen ist es einfacher, Dinge schlicht am Telefon zu klären, vor allem wenn es sich um Austausch von Informationen handelt. Instant Messaging eignet sich, wenn man ein kurzes Feedback benötigt. Auch Wikis (oder andere Intranet-Lösungen) sind ein Weg, die Inbox zu entlasten. Ein Wiki hat den Vorteil, dass Dokumente nicht verschickt werden müssen und die Informationen nicht dezentral jeweils auf den Computern der Mitarbeiter liegen, sondern zentral in einem Wiki stehen, wo auch immer die aktuelle Version von allen einsehbar ist.
Das Problem bei diesen neueren Tools ist jedoch, dass es eine – wenn auch eine kleine – Lernkurve gibt und viele, obwohl bessere Tools zur Verfügung stehen, lieber Mails mit ‚zig Empfängern auf CC versenden.

Wenn man sich anschaut, wie Jugendliche Emails nutzen, ist zu mutmaßen (oder zu hoffen?), dass die Kommunikationsform auch irgendwann im Arbeitsalltag weniger werden wird: Jugendliche schreiben beispielsweise mehr Instant Messaging-Nachrichten als Emails oder kommunizieren lieber in Social Networks, als klassische Emails zu schreiben.

Update: Auch der PR-Blogger beschäftigt sich heute mit dem Thema Email: E-Mails werden unwichtiger

Strategien zur Annahme von Social Software in der internen Unternehmenskommunikation

Um Social Software-Tools erfolgreich in Unternehmen einzuführen, reicht es nicht aus sie zur Verfügung zu stellen. Um die Nutzung zu fördern müssen aktive Schritte unternommen werden. Wie Social Software, vor allem Wikis, in Unternehmen erfolgreich eingeführt werden können, hat Suw Charmann beschrieben.

Hier die deutsche Zusammenfassung:

Die Annahme von Social Software in Unternehmen kann mit zwei Methoden erreicht werden: die Grassroot-Entwicklung, also von unten (bottom-up) oder die Anweisung von oben (top-down).

Einführungsmethode Bottm-Up

Die Einführung von Social Software von unten basiert darauf Anreize zu schaffen und fördert somit die Kultur des „offenen“ Arbeitens.

Vorgehen

  • Benutzer, die von der neuen Software profitieren, identifizieren
  • Bedürfnisse dieser Benutzer analysieren
  • Schlüsselpersonen zu Fürsprechern machen
  • Fürsprecher zu Trainern machen

Einführungsmethode Top-Down
Bei der Anwendung der Top-Down-Einführung soll auf Offenheit und Transparenz geachtet werden. Zu beachten ist auch, dass es bei der Einführung jeder neuen Software eine Lernkurve gibt.

Vorgehen für Manager und Vorgesetzte:

  • Tools werden von Vorgesetzte selbst genutzt
  • Weisung, dass z.b. Protokolle im Wiki dokumentiert werden
  • Erinnerung der Mitarbeiter
  • Support zur Verfügung stellen
  • Nutzen der Tools herausstellen und kommunizieren

Faktor Zeit
Es dauert, bis die Mitarbeiter mit einer neune Software arbeiten und daher ist Geduld angebracht. Darüber hinaus kommt es auch stark auf die Unternehmenskultur an, wie Social Software-Tools angenommen werden.

Voraussetzung: Definition und Kommunikation der Ziele
Vor der Einführung von neunen Tools ist es wichtig die Ziele genau definiert zu haben. Bei Wikis zum Beispiel sollte das Ziel nicht „Kommunikation verbessern“ sondern „Reduktion von Spam“ lauten. Darüber hinaus soll in diesem Beispiel die Nutzung von Emails gemessen werden, die Reduktion und somit der Erfolg sichtbar gemacht werden.

[via many.corante]

Update: Daniela Terbu hat den Artikel auch zusammengefasst.

Keine Social Software in Intranets?

Jakob Nielsen hat die besten Intranets 2006 gekürt. Darunter sind mehrere deutsche Unternehmen, wie Allianz, Altana und die Metro Group. Dr. Nielsen ist Usability-Experte und beschäftigt sich mit Intranets seit 1997.

Die komplette Studie kostet $148 und ist hier erhältlich.

Seine Zusammenfassung 2006 ist

This year, we saw increased use of multimedia, e-learning, internal blogs, and mobile access. Winning companies also encouraged consistent design by emphasizing training for content contributors.

Zwar sieht er Blogs als Trend, meint jedoch auch

Despite considerable Web hype, however, we’re not seeing much business blogging in most companies.

Was mich wundert ist, dass Nielsen mit keinem Wort Wikis oder Wikisysteme erwähnt. Natürlich sind Wikis nicht für den Einsatz z.B. im Supply Chain Management geeignet, doch vor allem durch die einfach Nutzung sind Wikis für den Einsatz in Intranets, vor allem im Wissensmanagement, eigentlich prädestiniert und bereits etabliert.