Vibe ist erst der Anfang: Wie wir KI-Potenziale heben

Seit drei Jahren AI-Hype, aber wo bleibt die Produktivitätsrevolution? Klar, wir nutzen ChatGPT (oder Gemini oder Claude oder…) zum Optimieren von E-Mails, Zusammenfassen von Dokumenten, Schreiben von Content und oft schlicht: wenn wir nicht weiterwissen. Wir nutzen es als Google-Ersatz, nur dass der Suchschlitz keine 10 Links mehr ausspuckt, sondern eine Antwort. Im besten Fall ist die Antwort auch noch auf uns persönlich abgestimmt, da die KI uns ja schon kennt – und noch besser, wenn es ein Reasoning-Modell ist, das nochmals prüft, ob der Output nicht völlig halluziniert ist und halbwegs realistisch erscheint.

Natürlich nutzen wir KI nicht nur so oberflächlich. In den meisten Systemen, die wir nutzen, arbeitet schon im Hintergrund irgendwo ein lernender Algorithmus – auch wenn wir davon nichts merken. Viele fragen daher, warum denn nun DARÜBER so viel gegackert wird? Und ja: die großen Produktivitätspotenziale konnten viele damit noch nicht heben.

Aus meiner Sicht liegt ein riesiges Veränderungspotenzial jedoch in dem Ansatz, der aktuell Vibe Coding genannt wird. Schnell erklärt: Man chattet mit der KI und diese erstellt kurz mal eine App oder ein kleines Tool – ganz ohne dass man selbst den leisesten Schimmer vom Programmieren haben muss.

Die Zeit, in der Mitarbeiter*innen Systeme vorgesetzt bekamen, mit denen sie zu arbeiten hatten, und nur Anforderungen einbringen konnten, die dann nie oder erst in x Quartalen umgesetzt wurden – diese Zeit ist vorbei. Wir leben im Zeitalter, in dem sich jede/r seine eigenen Anwendungen „erchatten“ kann.

Was das konkret bedeutet

Viele Mitarbeiterinnen werden anfangen, sich selbst ihre Tools zu schnitzen, die ihnen die Arbeit leichtermachen. Die Tools werden noch nicht den IT-Sicherheits- und Compliance-Anforderungen genügen. Sie werden auch nicht jeden Anwendungsfall abdecken oder super userfreundlich sein – aber sie werden für die Mitarbeiterinnen schlicht nützlich sein.

Ein paar Beispiele, die alle an einem Vormittag umgesetzt werden können:

• Die Spesenabrechnung muss nicht per Excel gemacht werden, sondern die Belege werden eingescannt, automatisch ausgelesen, kommentiert und als Tabelle mit Anhängen eingereicht.
• Ein Tool, das aus mehreren Dokumenten die wichtigsten Infos zusammenfasst und eine Zusammenfassung nach definierten Kriterien erstellt.
• Dienstfahrten werden mit Start- und Zieladresse erfasst, automatisch berechnet und inklusive Kilometergeld als fertige Monatsübersicht exportiert.
• Eingehende Rechnungen werden ausgelesen und automatisch korrekt benannt.
• Kundenanfragen werden vorsortiert und mit passenden Textbausteinen aus der eigenen Wissensdatenbank beantwortet.
• Ein Produkt-Konfigurator, der aus Kundenwünschen automatisch ein Angebot mit allen technischen Spezifikationen erstellt.

Diese Transformation ist wie immer Segen und Fluch:

Die Chancen:

• Es braucht oft keine IT-Ressourcen mehr, um Anforderungen umsetzen zu lassen.
• Die Mitarbeiter*innen können genau für ihre Herausforderungen eigene, passende Lösungen schaffen. Das erhöht die Selbstwirksamkeit und minimiert Frust, wenn nervende, wiederkehrende Arbeiten abgegeben werden können.
• Last but certainly not least: Die Mitarbeiter*innen sparen sich Zeit für viele kleine lästige Routinearbeiten, für die die IT nie eine eigene Lösung hätte schaffen können.

Die Risiken:

• Aus IT-Security-, Compliance- und Datenschutz-Perspektive kann das schnell ein Albtraum werden, wenn Mitarbeiter*innen in selbstgebastelte Tools Kunden- oder vertrauliche Daten hochladen.
• Ohne Steuerung entsteht ein Wildwuchs an Tools, die niemand wartet, dokumentiert oder aktualisiert.
• Schnittstellen zu bestehenden Systemen werden wild gebaut – ohne Sicherheitskonzept.

Was das Management jetzt tun muss

Das Thema ist zwar noch am Anfang, wird aber sicherlich aufgrund der simplen, intuitiven Anwendung rasch Verbreitung finden. Die Aufgabe des Managements ist es daher, jetzt den Rahmen zu schaffen, in dem diese Entwicklung produktiv statt destruktiv verläuft. Konkret heißt das:

Ermöglichen statt verbieten: Wildwuchs lässt sich nicht verhindern, wenn die Tools echte Probleme lösen. Besser: Sandbox-Umgebungen schaffen, in denen Mitarbeiter*innen gefahrlos experimentieren können. Klare Guidelines, was mit welchen Daten erlaubt ist und was nicht.

Schulen und befähigen: Mitarbeiter*innen müssen verstehen, wann ein selbstgebautes Tool ok ist und wann es eine offizielle IT-Lösung braucht. Sie brauchen Basic-Skills in Prompt Engineering und ein Verständnis für Datenschutz-Grundlagen.

Governance aufsetzen: Welche Tools dürfen produktiv genutzt werden? Wer prüft sie? Wie werden sie dokumentiert? Das muss nicht bürokratisch sein – aber es braucht einen Prozess, bevor das erste selbstgebaute Tool mit Kundendaten im Einsatz ist.

Meine Sicht: Zwei Geschwindigkeiten

Wir sollten natürlich rasch die neuen Möglichkeiten nutzen und die Zeitfresser an die KI übergeben. Wenn wir unsere Mitarbeiterinnen dazu aufrufen und befähigen, schlagen wir zwei Fliegen mit einer Klappe: Wir erhöhen die Produktivität und schulen die Kolleginnen in für die Zukunft wichtigen Skills. Für die Mitarbeiter*innen wird der Job dadurch interessanter und weniger eintönig. Und es werden Ressourcen frei!

Das sind die Quick Wins – Geschwindigkeit 1: Einzelne Tools für nervige Routineaufgaben. An einem Vormittag gebaut und sofort im Einsatz.

Diese Ressourcen müssen wir jetzt direkt in die Transformation investieren. Wenn wir ein paar alte Prozesse und Probleme mit einem kleinen Tool weniger lästig machen, ist das volle Potenzial sicher noch nicht gehoben. Die freien Ressourcen sollten wir in die Ausgestaltung von Prozessen investieren, die nicht alter Wein in neuen Schläuchen sind, sondern so gestaltet sind, wie man dies mit all den neuen Mitteln aufsetzen kann.

Das ist Geschwindigkeit 2 – die fundamentale Prozess-Transformation: Nicht die Spesenabrechnung optimieren oder Dateien benennen lassen, sondern überlegen, wie es komplett anders geht. Das sind keine Quick Wins, das braucht Zeit und Konzept.

Ohne die Quick Wins haben wir keine Zeit, um die Prozesse zu überarbeiten. Wenn wir aber bei den Quick Wins aufhören, verschenken wir das eigentliche Potenzial – während die Mitbewerber ihre Prozesse von Grund auf neu denken und uns damit abhängen.

Der größte Hebel liegt nicht darin, ein bisschen „Texten“ zu automatisieren. Der Hebel liegt darin, dass jede/r jeden Prozess digitalisieren kann – jedoch gesteuert.

Wenn wir jetzt jedoch nicht anfangen, den Rahmen dafür zu schaffen, verlieren wir entweder die Kontrolle über die eigene IT-Landschaft oder bremst die eigenen Leute aus. Beides können wir uns nicht leisten.