Im heutigen Arbeitsalltag ist Email eines der wichtigsten Kommunikations-Instrumente. Doch Emails fressen auch sehr viel Zeit, denn die ankommenden Mails müssen erst einmal gefiltert werden, ob sie eine Aktion erfordern, nur zur Info sind, einen gar nicht betreffen oder schlicht Spam sind. Da geht es mir wie 20% der Deutschen: ich fühle mich von der eigentlichen Arbeit abgelenkt. Vor allem in der Kommunikation mit Kollegen kann jedoch die Anzahl der Emails reduziert werden. Anne Fisher hat in ihrem Artikel „10 ways to get a grip on your e-mail“ ein paar Tipps zusammengeschrieben:
- Weniger Emails versenden.
- Keine Boomerang-Mails versenden.
- Nicht aus übertriebener Höflichkeit auf jede Mail eine Antwort senden.
- Termine für synchrone Unterhaltungen planen.
- Die Absicht des Emails bereits im Betreff definieren.
- Emails gut und übersichtlich strukturieren.
- Nicht jede Mail aufheben.
- Mails in klar definierten Ordnern archivieren.
- Mit gutem Beispiel voran gehen.
Um die Anzahl der Emails zu reduzieren, gibt es auch verschiedene Alternativen: In vielen Fällen ist es einfacher, Dinge schlicht am Telefon zu klären, vor allem wenn es sich um Austausch von Informationen handelt. Instant Messaging eignet sich, wenn man ein kurzes Feedback benötigt. Auch Wikis (oder andere Intranet-Lösungen) sind ein Weg, die Inbox zu entlasten. Ein Wiki hat den Vorteil, dass Dokumente nicht verschickt werden müssen und die Informationen nicht dezentral jeweils auf den Computern der Mitarbeiter liegen, sondern zentral in einem Wiki stehen, wo auch immer die aktuelle Version von allen einsehbar ist.
Das Problem bei diesen neueren Tools ist jedoch, dass es eine – wenn auch eine kleine – Lernkurve gibt und viele, obwohl bessere Tools zur Verfügung stehen, lieber Mails mit ‚zig Empfängern auf CC versenden.
Wenn man sich anschaut, wie Jugendliche Emails nutzen, ist zu mutmaßen (oder zu hoffen?), dass die Kommunikationsform auch irgendwann im Arbeitsalltag weniger werden wird: Jugendliche schreiben beispielsweise mehr Instant Messaging-Nachrichten als Emails oder kommunizieren lieber in Social Networks, als klassische Emails zu schreiben.
Update: Auch der PR-Blogger beschäftigt sich heute mit dem Thema Email: E-Mails werden unwichtiger