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Emails in der internen Kommunikation

Allgemein

Im heutigen Arbeitsalltag ist Email eines der wichtigsten Kommunikations-Instrumente. Doch Emails fressen auch sehr viel Zeit, denn die ankommenden Mails müssen erst einmal gefiltert werden, ob sie eine Aktion erfordern, nur zur Info sind, einen gar nicht betreffen oder schlicht Spam sind. Da geht es mir wie 20% der Deutschen: ich fühle mich von der eigentlichen Arbeit abgelenkt. Vor allem in der Kommunikation mit Kollegen kann jedoch die Anzahl der Emails reduziert werden. Anne Fisher hat in ihrem Artikel „10 ways to get a grip on your e-mail“ ein paar Tipps zusammengeschrieben:

  • Weniger Emails versenden.
  • Keine Boomerang-Mails versenden.
  • Nicht aus übertriebener Höflichkeit auf jede Mail eine Antwort senden.
  • Termine für synchrone Unterhaltungen planen.
  • Die Absicht des Emails bereits im Betreff definieren.
  • Emails gut und übersichtlich strukturieren.
  • Nicht jede Mail aufheben.
  • Mails in klar definierten Ordnern archivieren.
  • Mit gutem Beispiel voran gehen.

Um die Anzahl der Emails zu reduzieren, gibt es auch verschiedene Alternativen: In vielen Fällen ist es einfacher, Dinge schlicht am Telefon zu klären, vor allem wenn es sich um Austausch von Informationen handelt. Instant Messaging eignet sich, wenn man ein kurzes Feedback benötigt. Auch Wikis (oder andere Intranet-Lösungen) sind ein Weg, die Inbox zu entlasten. Ein Wiki hat den Vorteil, dass Dokumente nicht verschickt werden müssen und die Informationen nicht dezentral jeweils auf den Computern der Mitarbeiter liegen, sondern zentral in einem Wiki stehen, wo auch immer die aktuelle Version von allen einsehbar ist.
Das Problem bei diesen neueren Tools ist jedoch, dass es eine – wenn auch eine kleine – Lernkurve gibt und viele, obwohl bessere Tools zur Verfügung stehen, lieber Mails mit ‚zig Empfängern auf CC versenden.

Wenn man sich anschaut, wie Jugendliche Emails nutzen, ist zu mutmaßen (oder zu hoffen?), dass die Kommunikationsform auch irgendwann im Arbeitsalltag weniger werden wird: Jugendliche schreiben beispielsweise mehr Instant Messaging-Nachrichten als Emails oder kommunizieren lieber in Social Networks, als klassische Emails zu schreiben.

Update: Auch der PR-Blogger beschäftigt sich heute mit dem Thema Email: E-Mails werden unwichtiger

5 Kommentare

  1. sagt:

    Tritt man ein, zwei Schritte „zurück“, um das Thema aus einer etwas größeren Distanz zu betrachten, verdichtet es sich dergestalt, dass wir im Umgang mit den diversen Kommunikationsformen und -instrumenten mehr oder weniger illiterat sind. So greifen wir – weitgehend gedankenlos, d.h. ohne Rücksicht auf die intendierte Funktion und den/die Rezipienten – einfach zum nächstgelegenen bzw. nächstliegenden Tool, und das ist in vielen Fällen E-Mail.
    Man möchte meinen, dass wir nach rund 3 Jahrzehnten E-Mail damit richtig umgehen könnten: Irrtum, aber dasselbe trifft genauso auf das Telefon zu. Auch da werden oft wichtige Informationen weiter gegeben, die eigentlich dokumentiert gehörten, ohne dass ein für beide (alle) Seiten verfügbares Protokoll generiert würde. (Insofern verstehe ich dein „Telefon-Argument“ nicht, geht es bei E-Mail etc. nicht ebenso um Austausch von Informationen?)
    Es geht meiner Meinung nicht darum, die Anzahl der E-Mails zu reduzieren, sondern darum, die Effizienz des jeweils gewählten Kommunikationsmittels für die Erreichung des angestrebten Zieles zu bewerten, BEVOR es eingesetzt wird. Nicht weniger ist das Ziel, sondern besser.

  2. sagt:

    Eine radikale Möglichkeit

    – die Anzahl der Emails zu verringern
    – geeignetere „Kommunikationsmittel“ zu pushen
    – Inhalte permanent und zentral / teamorientiert abzulegen

    könnte sein: Bei internen Emails das Anhängen von Dokumenten deaktivieren…

  3. sagt:

    @Markus: Zum Thema Telefon: wenn abzusehen ist, dass Emails oft hin und her geschickt werden müssen und es viele Nachfragen geben wird, kann es besser sein, dies persönlich am Telefon zu klären. Dies ermöglicht einen direkteren Austausch als per Email.

    @Frank: gegen das Versenden von Dokumenten im Unternehmen, wenn es einen File-Server gibt, sollte es definitiv eine Policy geben.

  4. sagt:

    Danke für die Präzisierung. In solchen Fällen von iterativen Call-Response-Prozessen ist das Telefon vermutlich nach wie vor das geeignetste Instrument.

  5. Michael Gattereder sagt:

    Um den Mail Verkehr zu reduzieren müssen die neuen Tools (Wiki, Xing, Skype) jedoch gelernt werden – ich glaube hier gibt es eine Parallele zum Fax, das durch Mail fast verschwindet.

    Aus meinen Alltag weiß ich, das mehr und mehr Leute den direkten Telefonkontakt scheuen und viel Zeit verwenden, um richtige Formulierungen zu treffen. Ich bin für mehr Telefonieren aber wichtig wäre es diese informellen Infos zu protokolliern (Wiki) oder werden in Zukunft die Telefonate als Dateien gespeichert, beschlagwortet und archiviert – wundern würde es mich nicht.

    Momentan bin ich verwundert wie die Blackberrys zunehmen. In vielen Meetings kommen diese Dinger (auch wenn sie auf lautlos gestellt sind) nicht mehr zu Ruhe und in Folge auch nicht der Besitzer. Ein wenig „Entschleunigung“ wäre hier angesagt…

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