Buchbeitrag: Tipps zu Emails & Produktivität

Ende letzten Jahres ist das Fachbuch „Instrumente und Techniken der internen Kommunikation: Trends, Nutzen und Wirklichkeit“ herausgekommen, für das ich den Beitrag „Emails in der internen Kommunikation“ beigesteuert habe (Verlags-Website zum Buch). Ich habe mich vor allem auf die Ebene des Mitarbeiters fokussiert – also was der Mitarbeiter selbst tun kann, um die Produktivität im Umgang mit Emails zu steigern. Hier als Auszug ein paar Tipps:

Nicht alles gleichzeitig!
Kommunikation ist für Wissensarbeiter eine wichtige Aufgabe, aber für die meisten nicht alleinige Aufgabe. Daher ist es wichtig, der Email-Kommunikation auch zeitliche Grenzen zu geben und Zeitfenster für die Bearbeitung von Emails zu definieren. Unter Multitasking werden akustische bzw. optische Email-Benachrichtigungen verstanden, doch lenken diese Hinweise zumeist von der eigentlichen Arbeit ab.

Emails lesen, wenn sie auch bearbeitet werden können.
Ich bin ein großer Getting-Things-Done-Anhänger und wende diese Tipps auch auf Emails an:

• Emails nur dann lesen, wenn ich zumindest auch Zeit für die Beantwortung der wichtigsten Emails habe.
• Emails, deren Bearbeitung weniger als zwei Minuten in Anspruch nimmt: gleich beantworten.
• Emails nach Möglichkeit nur einmal öffnen – jedes weitere Lesen kostet erneut Zeit.

Erwartungen klar kommunizieren.
Es hat sich die Abkürzung FYI (For your information) in Emails durchgesetzt, um zu signalisieren, dass keine Aktion vom Empfänger nötig ist. Bei der Masse an Emails, die viele Mitarbeiter in Unternehmen täglich erhalten, ist es wichtig, auf einen Blick zu sehen, was sie als Reaktion auf die Email tun sollen. Daher sollte gleich am Anfang einer Email klar kommuniziert werden, was erwartet wird.

Auch die Reaktionszeit sollte kommuniziert werden, wenn nicht gleich geantwortet werden kann. Dies können Auto-Responder erledigen. Tim Ferris empfiehlt sogar, Emails nur zwei Mal am Tag abzurufen und einen Auto-Responder einzurichten, worin darauf hingewiesen und für dringende Fälle eine Telefonnummer angegeben wird.

Ein bisschen Ordnung & Struktur muss sein.
Um den Überblick über gelesene, ungelesene bzw. bearbeitete und unbearbeitete Emails nicht zu verlieren, bietet es sich an, Ordner anzulegen und nicht hunderte von Emails im Posteingang zu sammeln. Jedes erneute Scannen der Emails kostet Zeit. Sollten Emails nicht innerhalb von zwei Minuten zu bearbeiten sein, können sie in einem speziellen Ordner abgelegt werden und bearbeitet werden, wenn Zeit dafür ist.

Es empfiehlt sich auch, längere Emails zur besseren Lesbarkeit mit Zwischenüberschriften und ggf. Aufzählungszeichen zu strukturieren – der Empfänger wird dafür dankbar sein.

Nicht immer „reply to all“!
Ein Muliplikator für Emails ist der „Allen Antworten“-Button. Kleine Rechnung: ich sende eine Email an fünf Kollegen, worauf drei Kollegen an alle antworten und jedes Lesen der Emails ca. fünf Minuten beansprucht, sind insgesamt ca. zwei Stunden Arbeitszeit durch einen Email-Dialog verbraucht. Also: diesen Button bedacht und sparsam einsetzen.